Redenen om je bouwplanning niet in excel te maken

Waarom gebruikt iedereen excel als planning eigenlijk? Wel, het is een programma dat iedereen kent, voelt vertrouwd en veilig aan. Microsoft Excel werkt perfect om spreadsheets te maken, budgetten bij te houden, grafieken te maken en data te analyseren. Een echt fantastisch rekenprogramma dus. Maar voor een planning of projectbeheer heeft Excel weinig mogelijkheden en opties. Ook communiceren via een excel is niet aangewezen. Digitalisering zou het werk makkelijker een eenvoudiger moeten maken.
We bespreken hier enkele redenen waarom Excel niet het programma is voor een efficiënte bouwplanning.

1. Aanpassen en dan mailen/bellen om iedereen op de hoogte te brengen
Van zodra de planning is opgemaakt en iedereen is verwittigd via telefoon of email kan het project beginnen. Maar dan loopt het project onverwacht vertraging op en begint het helemaal opnieuw: alle wijzigingen doorvoeren in de excel en opnieuw iedereen opbellen en de nieuwe planning doormailen. En heeft deze persoon die nieuwe planning al bekeken?
En zo zijn er vast meer vertragingen tijdens een project. Reken zelf maar uit hoeveel tijd je verliest door deze soort acties in een project.

2. Excel planningen zijn niet dynamisch
Hoe ver op voorhand wordt de excel ingevuld? Of wordt er steeds maar een planning van de komende 4 weken opgemaakt? En welk antwoord geef je dan als een klant vraagt of zijn project volgend jaar erbij kan? Plus we hebben het dan nog maar enkel over planning. Digitalisering binnen een bouwproject kan zoveel meer zijn: denk maar aan bijgevoegde bestanden, verduidelijkende foto's of een duidelijke opbouw van wie, wat en vooral wanneer binnen een project.
Moet je werkzaamheden verschuiven, verwittigt excel je dan bij dubbele boekingen? En schuiven de volgende werkzaamheden allemaal mee of is dit ook manueel werk?

3. Meerdere versies in omloop
Iedereen denkt dezelfde Excel planning voor zijn neus maar dan blijkt dat bepaalde projectpartners niet de laatste versie hebben ontvangen waardoor ze te laat komen opdagen en het project onnodige vertraging oploopt. Wijzigingen worden per mail of telefonisch doorgegeven en hierdoor neemt het risico op misverstanden toe. En bij Excel kunnen ook geen extra documenten en bestanden geplaatst worden om een planning duidelijker en concreet te maken.

Besluit: Maak liever gebruik van een software die ontworpen is om een planning zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk te maken waarbij iedereen en overal over de correcte en gedeelde informatie beschikt.

Bekijk hier nog andere voordelen om teamplanner te gebruiken