Hoe zorgen dat uw teams de software gebruiken

Het uitrollen van een software binnen uw bedrijf is nooit eenvoudig. Gebruikers gaan er dikwijls vanuit de de software bestaat zodat zij gecontroleerd kunnen worden bij wat ze doen. En uiteraard is het opstarten van een software niet in één dag voltooid, dit is een groeiproces voor iedereen die met de applicatie in contact komt.
Onafhankelijk van hoe ver u staat met uw opstart, geven wij hier enkel tips om u en uw gebruikers te helpen.

1. Start klein, daarna groeien
Als u vanaf het begin de software probeert te implementeren in uw hele bedrijf, dan zal dit waarschijnlijk niet lukken. Begin uw project met enkele kleine stappen en een beperkt publiek. Kies bvb. één team dat de software al gaat gebruiken en zo de mogelijkheid biedt om snel feedback te geven en de software bij te sturen waar nodig.
U krijgt zo ook meteen een zicht op wat haalbaar is en wat niet. En op deze manier groeit stap voor stap ook de bekendheid en het gebruik van de software binnen uw bedrijf.
Stap voor stap kan u dan mensen mee aan boord van het project halen tot de software doorheen alle teams wordt gebruikt.

2. Zie training als een prioriteit
Een software leren gebruiken is essentieel voor de aanvaarding ervan. Als gebruikers inzien dat het gebruik van een software eenvoudig is en ze er zelf voordelen uit halen, dan zal het aanvaarden van een digitaal platform en de inburgering van de software veel sneller verlopen.
Verzorg uw trainingen, stel verantwoordelijken aan binnen de verschillende teams dit als aanspreekpunt kunnen fungeren. De gebruikers zullen sneller vragen stellen aan iemand uit hun eigen team en zo elke keer de software meer en beter leren gebruiken.

3. Laat iedereen zijn voordelen inzien
Als iemand software moet gebruiken, maar er zelf geen voordeel bij heeft of deze voordelen niet kent, dan zal het moeilijk zijn en blijven deze persoon ervan te overtuigen de software te blijven gebruiken.
Zorg er steeds voor dat elke gebruiker perfect weet wat zijn/haar voordelen zijn als ze de software gebruiken. Als ze inzien dat ze een wat terug krijgen voor hetgeen ze erin steken, dan zullen ze veel sneller de software goed gaan gebruiken en de juiste informatie toevoegen waar nodig.
Soms is het zo eenvoudig als gebruikers erop wijzen waar hun voordeel zit.

4. Bevraag regelmatig uw teams
Behoudt het contact met de verschillende teams/mensen die de software gebruiken. Feedback hierover is heel belangrijk en soms kan een kleine aanpassing in de software of het gebruik ervan een groot voordeel betekenen.
Er zijn meerdere manieren waarop up dit kan bereiken. Bijvoorbeeld, u kan een tweewekelijkse vergadering inplannen met uw medewerkers. Gedurende deze vergadering, zal u de mogelijkheid hebben om enige problemen te bespreken waar uw teams tegenaan loopt terwijl u met de software werkt.
Binnen TeamPlanner zelf is ook de mogelijkheid voorzien om rechtstreeks feedback te versturen naar ons of om nieuwe ideeën te omschrijven.

U kan uiteraard zelf altijd de digitale betrokkenheid bekijken aan de hand van de gegevens die uw medewerkers inputten en de kwaliteit ervan.